自治体がチャットボットを導入する2つの具体的なメリット

削られる予算と人員、増える問い合わせ、新型コロナウイルス感染拡大により求められる新しい自治体業務のカタチ…。激動する時代の中で、自治体業務は多忙を極め「何からどう手をつけたらいいかわからない!」とお手上げ状態の担当者の方もいらっしゃることでしょう。

そんなあなたに是非おすすめしたいのが自治体向けチャットボット。近年、ショッピングモール、総合病院、駅、空港、インターネットサイトなど、あらゆる場所で見かけるようになってきたチャットボットですが、その導入メリットは自治体にとって絶大。

住民からの問い合わせが減ったり、庁内教育が効率化したりと、この記事では、自治体がチャットボットを導入するメリットを、庁外業務と庁内業務の2つの切り口でそれぞれの導入メリットを紹介していこうと思います。

【庁外業務編】住民からの問い合わせが激減!?チャットボットでよくある質問に対する回答を自動化

自治体職員の頭を悩ませる住民からの同じ・またはよく似た質問の応酬。「この質問、ついさっきも答えたのに…」と思いながらも丁寧に対応されている方も少なくないはずです。でもこの対応業務、圧縮できたらもっと効率的に業務が進められますよね。でしたら是非、チャットボットをご活用ください。きっと、「市外からの転入なんだけど…」「住民票もらいたいんだけどどこにいけば?」「マイナンバーカードについて聞きたい」。といったお電話が減るはずです。

近年、インターネットの普及によりいきなり自治体に電話をするのではなく、スマートフォンやパソコンを使って事前に調べる住民が増えています。自治体のホームページにアクセスし、わからないことがあれば電話。この二段階を踏んだとしても多くの架電があるのが現状でしょう。そこで有効なのがチャットボット。ホームページ上にチャットボットを設置し、住民から寄せられがちなよくある質問に対して機械が自動で一次対応を行ってくれます。

チャットボットのメリットは導入コストも比較的安く、かつ簡単に導入ができること。AI搭載のチャットボットであれば自動学習などを行い勝手に質疑応答の精度が高まっていきますが、導入コストが高いなどのデメリットがあります。

簡単な応対であればチャットボットで十分に対応できるケースも。自治体用に最適化されたチャットボットも多く存在しますので是非ご検討されてみてください。

【庁内業務編】庁内教育やマニュアル活用にうってつけ!

チャットボットの導入と聞くと、住民向けの対外応対をイメージしがちですが、実は庁内業務、つまりは職員間同士のコミュニケーション最適化にもチャットボットは有効です。部署の異動がある庁舎。マニュアル作成はもちろん、職員間教育も重要な要素ですよね。

今まで紙の資料でしか作成していなかった業務マニュアルが、職員だけが見れるチャットボットで何でもいつでもどこでも気軽に情報が引き出せる。「あれ、この手続どうすればよかったかな?」「この内容、前も上司に聞いたしまた聞くのはちょっと気が引ける(怖い)…」といったときもストレスフリーでチャットボットが問題を解決してくれます。対外向けに語られがちなチャットボット。特に自治体では業務効率化ツールとしてもおすすめですよ。

まとめ

自治体がチャットボットを導入するメリットを「庁外業務」「庁内業務」の2つの切り口に分けて紹介しました。

・チャットボットって導入するのにどんな準備がいるの?
・チャットボットって高そうなイメージ…
・チャットボットについて詳しい人に話だけ聞いてみたい

など、どんな些細なことでも是非お気軽にご相談くださいね。

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